Οδηγός χρήσης

Ψηφιακή Διακίνηση Αγαθών μέσω myDATA

Έκδοση 7.5.0 – Διακινήσεις και Παραλαβές μέσα από το ERP Τι καλύπτει η νέα λειτουργία
Η νέα ενότητα του ERP επιτρέπει την παρακολούθηση των παραστατικών διακίνησης που έχουν διαβιβαστεί στο myDATA, καθώς και την αποστολή των αντίστοιχων γεγονότων διακίνησης προς την ΑΑΔΕ, ανάλογα με τον πραγματικό ρόλο της επιχείρησης: εκδότης, μεταφορέας ή παραλήπτης.

1. Πριν ξεκινήσετε

Για τη σωστή χρήση της Ψηφιακής Διακίνησης θα πρέπει:

• Να έχουν καταχωρηθεί στις ρυθμίσεις της εταιρείας το ΑΦΜ, το Όνομα Χρήστη ΑΑΔΕ και το αντίστοιχο Subscription Key.
• Να έχουν ελεγχθεί τα στοιχεία της επιχείρησης, του πελάτη, των διευθύνσεων φόρτωσης και παράδοσης, των ειδών και των ποσοτήτων.
• Ο χρήστης να διαθέτει το κατάλληλο δικαίωμα πρόσβασης στην επιλογή «Αποστολές → Διακινήσεις / Παραλαβές myDATA».

Προσοχή: Η έκδοση του παραστατικού διακίνησης εξακολουθεί να πραγματοποιείται από την υφιστάμενη διαδικασία έκδοσης παραστατικών του ERP. Η νέα οθόνη χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση και τη δήλωση των μεταγενέστερων γεγονότων της διακίνησης.

2. Έκδοση παραστατικού διακίνησης

1. Ανοίξτε την παραγγελία για την οποία πρόκειται να γίνει η διακίνηση των αγαθών.
2. Ελέγξτε τα στοιχεία του πελάτη και τη διεύθυνση παράδοσης.
3. Επιλέξτε το κατάλληλο παραστατικό διακίνησης, όπως Δελτίο Αποστολής 9.3 ή άλλο παραστατικό που έχει ταυτόχρονα χαρακτηρισμό διακίνησης.
4. Συμπληρώστε την ημερομηνία και ώρα έναρξης διακίνησης, τον σκοπό διακίνησης, τον αριθμό κυκλοφορίας ή το αναγνωριστικό του μεταφορικού μέσου και τα στοιχεία του τόπου παράδοσης.
5. Ελέγξτε τα είδη, τις μονάδες μέτρησης και τις ποσότητες που πρόκειται πραγματικά να διακινηθούν.
6. Ολοκληρώστε την έκδοση και τη διαβίβαση του παραστατικού στο myDATA.
7. Βεβαιωθείτε ότι το παραστατικό έλαβε MARK και QR της ΑΑΔΕ.

Εάν δεν υπάρχει MARK ή QR της ΑΑΔΕ, το παραστατικό δεν μπορεί να προστεθεί κανονικά στην παρακολούθηση της ψηφιακής διακίνησης.

3. Προσθήκη εξερχόμενου παραστατικού στην παρακολούθηση

1. Μεταβείτε στην επιλογή «Αποστολές → Διακινήσεις / Παραλαβές myDATA» ή ανοίξτε τη διακίνηση μέσα από τη σχετική παραγγελία.
2. Επιλέξτε το εκδομένο παραστατικό από την ενότητα «Παραστατικά παραγγελίας».
3. Πατήστε «Προβολή διακίνησης».
4. Το ERP θα χρησιμοποιήσει το MARK για να ανακτήσει από την ΑΑΔΕ την κατάσταση και το διαθέσιμο ιστορικό του παραστατικού.
5. Ελέγξτε το MARK, το QR, τα στοιχεία φόρτωσης και προορισμού, καθώς και το σταθερό αντίγραφο των ειδών του παραστατικού.
6. Προαιρετικά, συνδέστε τη διακίνηση με μία υπάρχουσα αποστολή ή voucher της ίδιας παραγγελίας.

Η σύνδεση με αποστολή ή voucher γίνεται μόνο για την καλύτερη εσωτερική οργάνωση. Δεν αλλάζει την κατάσταση του courier και δεν πραγματοποιεί νέα δήλωση προς την ΑΑΔΕ.

4. Επιλογή του σωστού ρόλου

Πριν από κάθε ενέργεια πρέπει να επιλέξετε τον πραγματικό ρόλο που έχει η επιχείρησή σας στη συγκεκριμένη διακίνηση. Μεταφορέας

Επιλέξτε «Μεταφέρουμε εμείς τα αγαθά» μόνο όταν η επιχείρησή σας πραγματοποιεί πραγματικά τη μεταφορά. Παραλήπτης

Επιλέξτε «Παραλαμβάνουμε εμείς τα αγαθά» όταν η επιχείρησή σας είναι ο λήπτης του εισερχόμενου παραστατικού. Εκδότης

Ο εκδότης παρακολουθεί την πορεία του εξερχόμενου παραστατικού και, όταν απαιτείται, επιβεβαιώνει την επιστροφή των αγαθών. Εάν τη μεταφορά πραγματοποιεί τρίτη μεταφορική εταιρεία, η δική σας επιχείρηση δεν πρέπει να δηλωθεί ως μεταφορέας. Η μεταφορική καταχωρεί με το δικό της ΑΦΜ τις ενέργειες που της αναλογούν.

5. Έναρξη διακίνησης με ιδία μέσα

Όταν η επιχείρησή σας μεταφέρει η ίδια τα αγαθά:

1. Επιλέξτε τον ρόλο «Μεταφέρουμε εμείς τα αγαθά».
2. Πατήστε «Έναρξη διακίνησης».
3. Επιλέξτε το πραγματικό είδος μεταφορικού μέσου: φορτηγό δημόσιας ή ιδιωτικής χρήσης, πλοίο, τρένο, αεροπλάνο, άλλο μέσο ή διακίνηση χωρίς μεταφορικό μέσο.
4. Συμπληρώστε τον αριθμό κυκλοφορίας ή άλλο αναγνωριστικό του μέσου. Για διακίνηση χωρίς όχημα, καταχωρίστε μια κατάλληλη περιγραφή.
5. Εφόσον υπάρχει, συμπληρώστε τον αριθμό του ρυμουλκούμενου.
6. Προαιρετικά, συμπληρώστε τις γεωγραφικές συντεταγμένες του σημείου έναρξης ή μεταφόρτωσης.
7. Προαιρετικά, προσθέστε τον τύπο και το πλήθος των συσκευασιών, όπως παλέτες, κούτες, κιβώτια, βαρέλια ή σάκους.
8. Ελέγξτε τα στοιχεία, ενεργοποιήστε την επιβεβαίωση ότι ο ρόλος και τα δεδομένα είναι σωστά και πατήστε «Αποστολή στην ΑΑΔΕ».
9. Ελέγξτε ότι η ενέργεια εμφανίζεται ως επιτυχής και ότι έχει επιστραφεί MARK γεγονότος.

Το ERP δεν ζητά χειροκίνητη ώρα για την έναρξη ή τη μεταφόρτωση. Η ώρα του γεγονότος εμφανίζεται στο ιστορικό που επιστρέφει η ΑΑΔΕ μετά την καταχώριση.

6. Μεταφόρτωση σε άλλο όχημα ή μέσο

Εάν κατά τη διάρκεια της διακίνησης τα αγαθά μεταφερθούν σε άλλο όχημα ή άλλο μεταφορικό μέσο:

1. Ανοίξτε το συγκεκριμένο παραστατικό.
2. Πατήστε «Ανανέωση από ΑΑΔΕ».
3. Επιλέξτε τον ρόλο του μεταφορέα.
4. Ενεργοποιήστε την επιλογή «Θέλω να καταχωρίσω νέα μεταφόρτωση».
5. Συμπληρώστε τα στοιχεία του νέου μεταφορικού μέσου και, εφόσον απαιτείται, τις συσκευασίες και τις συντεταγμένες.
6. Επιβεβαιώστε και αποστείλετε τη νέα ενέργεια στην ΑΑΔΕ.

Η επιλογή μεταφόρτωσης χρησιμοποιείται μόνο για νέο και πραγματικό γεγονός μεταφοράς. Δεν πρέπει να χρησιμοποιείται για επανάληψη μιας προηγούμενης δήλωσης.

7. Καταχώριση αποτελέσματος παράδοσης

Όταν ολοκληρωθεί η προσπάθεια παράδοσης, η επιχείρηση που πραγματοποίησε τη μεταφορά επιλέγει «Αποτέλεσμα παράδοσης» και δηλώνει ένα από τα εξής:

• Πλήρης παράδοση: παραδόθηκε το σύνολο των αγαθών.
• Μερική παράδοση: παραδόθηκε μόνο μέρος των αγαθών ή των συσκευασιών.
• Αποτυχία παράδοσης: δεν πραγματοποιήθηκε παράδοση.

Εάν η παράδοση έγινε χωρίς τη φυσική παρουσία του παραλήπτη, ενεργοποιήστε την αντίστοιχη ένδειξη. Μερική παράδοση: Στη μερική παράδοση είναι υποχρεωτικό να δηλωθούν οι συσκευασίες που παραδόθηκαν. Οι συσκευασίες δεν αποτελούν ποσότητες ειδών. Τυχόν ποσοτικές αποκλίσεις των ειδών αντιμετωπίζονται με τη σχετική, χωριστή διαδικασία ποσοτικής παραλαβής.

8. Παραλαβή παραστατικού που εξέδωσε τρίτος

1. Μεταβείτε στην επιλογή «Αποστολές → Διακινήσεις / Παραλαβές myDATA».
2. Στην ενότητα «Παραλαβή / μεταφορά παραστατικού τρίτου», επικολλήστε τον πλήρη σύνδεσμο QR της ΑΑΔΕ.
3. Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε σαρωτή QR που λειτουργεί ως πληκτρολόγιο.
4. Προαιρετικά, καταχωρίστε μια εσωτερική περιγραφή για να αναγνωρίζετε ευκολότερα τη διακίνηση.
5. Πατήστε «Έλεγχος και προσθήκη».
6. Το ERP θα ζητήσει από την ΑΑΔΕ την κατάσταση του παραστατικού και θα ελέγξει εάν το ΑΦΜ της εταιρείας σας έχει δικαίωμα πρόσβασης.
7. Ελέγξτε προσεκτικά τον εκδότη, το MARK, τα είδη, τη διεύθυνση και τα υπόλοιπα στοιχεία του παραστατικού.
8. Επιλέξτε «Παραλαμβάνουμε εμείς τα αγαθά» μόνο εφόσον η επιχείρησή σας είναι πράγματι ο λήπτης.

9. Επιβεβαίωση παραλαβής

Μετά την πραγματική παραλαβή των αγαθών:

1. Ανανεώστε την κατάσταση του παραστατικού από την ΑΑΔΕ.
2. Επιλέξτε τον ρόλο «Παραλαμβάνουμε εμείς τα αγαθά».
3. Πατήστε «Επιβεβαίωση παραλαβής».
4. Ελέγξτε ότι τα αγαθά που παραλήφθηκαν συμφωνούν με το παραστατικό.
5. Επιβεβαιώστε τα στοιχεία και αποστείλετε την ενέργεια στην ΑΑΔΕ.
6. Ελέγξτε το αποτέλεσμα στο «Ιστορικό ΑΑΔΕ».

Η δήλωση επιτυχούς παράδοσης από τον μεταφορέα δεν ισοδυναμεί απαραίτητα με την επιβεβαίωση παραλαβής από τον υπόχρεο λήπτη. Πρόκειται για διαφορετικές ενέργειες και εμφανίζονται χωριστά στο ιστορικό.

10. Ολική απόρριψη παραστατικού

Εάν η επιχείρησή σας, ως λήπτης, απορρίπτει το σύνολο των αγαθών:

1. Ανοίξτε το εισερχόμενο παραστατικό.
2. Επιλέξτε τον ρόλο «Παραλαμβάνουμε εμείς τα αγαθά».
3. Πατήστε «Ολική απόρριψη».
4. Συμπληρώστε μια σαφή και πραγματική αιτιολογία απόρριψης.
5. Επιβεβαιώστε τα στοιχεία και αποστείλετε την ενέργεια στην ΑΑΔΕ.

Η ολική απόρριψη δεν χρησιμοποιείται για περιπτώσεις μερικής παραλαβής ή απλής ποσοτικής διαφοράς. Οι περιπτώσεις αυτές ακολουθούν διαφορετική διαδικασία.

11. Επιστροφή αγαθών

Όταν, μετά από απόρριψη ή αποτυχημένη παράδοση, τα αγαθά επιστρέφουν στον εκδότη:

1. Ο μεταφορέας δηλώνει την έναρξη της επιστροφής, όταν αυτό απαιτείται από την κατάσταση του παραστατικού.
2. Ο εκδότης παρακολουθεί την πορεία από το ιστορικό της ΑΑΔΕ.
3. Μετά την πραγματική επιστροφή των αγαθών, ο εκδότης επιλέγει τον ρόλο «Είμαστε ο εκδότης — παρακολούθηση / επιστροφή».
4. Πατά «Επιβεβαίωση επιστροφής».
5. Επιβεβαιώνει τα στοιχεία και αποστέλλει την ενέργεια στην ΑΑΔΕ.

12. Έλεγχος κατάστασης και ιστορικού

Για κάθε παραστατικό το ERP εμφανίζει δύο διαφορετικές ενότητες:

• Ιστορικό ΑΑΔΕ: Περιλαμβάνει τα γεγονότα που επιστρέφονται από το myDATA, όπως έναρξη, μεταφόρτωση, παράδοση, παραλαβή, απόρριψη ή επιστροφή. Για κάθε γεγονός εμφανίζονται η ώρα, το ΑΦΜ του ενεργούντος και το αντίστοιχο MARK.
• Ενέργειες από το ERP: Περιλαμβάνει τις ενέργειες που επιχειρήθηκαν από την εφαρμογή και το αποτέλεσμά τους, όπως επιτυχής καταχώριση, απόρριψη από την ΑΑΔΕ ή ανεπιβεβαίωτο αποτέλεσμα.

Η κατάσταση ενημερώνεται κατά το άνοιγμα του παραστατικού, με το κουμπί «Ανανέωση από ΑΑΔΕ» και περιοδικά όσο η οθόνη παραμένει ανοικτή και δεν υπάρχει φόρμα σε επεξεργασία.

13. Τι κάνουμε σε διακοπή σύνδεσης ή ανεπιβεβαίωτη ενέργεια

Εάν κατά την αποστολή χαθεί η σύνδεση ή δεν ληφθεί σαφής απάντηση:

1. Μην επαναλάβετε αμέσως την ίδια δήλωση.
2. Πατήστε «Ανανέωση από ΑΑΔΕ» και ελέγξτε εάν το γεγονός έχει ήδη καταχωριστεί.
3. Εάν το γεγονός εμφανίζεται στο ιστορικό, εισαγάγετε το MARK του στο πεδίο αντιστοίχισης.
4. Το ERP θα ελέγξει ότι το γεγονός συμφωνεί με την αρχική ενέργεια, χωρίς να το αποστείλει ξανά.
5. Εάν δεν υπάρχει ασφαλής αντιστοίχιση, επικοινωνήστε με την τεχνική υποστήριξη.

Για την αποτροπή διπλών δηλώσεων, το ERP δημιουργεί μοναδικό αναγνωριστικό για κάθε αίτημα και κλειδώνει τις νέες ενέργειες μέχρι να επιβεβαιωθεί το αποτέλεσμα.

14. Χρήσιμες επισημάνσεις

• Πριν από κάθε αποστολή ελέγχετε ότι έχετε επιλέξει τον σωστό ρόλο.
• Δηλώνετε μόνο πραγματικά γεγονότα που έχουν ήδη συμβεί ή συμβαίνουν τη συγκεκριμένη στιγμή.
• Δεν επαναλαμβάνετε μια ενέργεια επειδή δεν εμφανίστηκε αμέσως η νέα κατάσταση.
• Οι συσκευασίες αφορούν παλέτες, κούτες, κιβώτια και λοιπές μονάδες συσκευασίας — όχι τις ποσότητες των ειδών.
• Η κατάσταση του courier είναι ανεξάρτητη από την κατάσταση διακίνησης της ΑΑΔΕ.
• Το αντίγραφο των ειδών που εμφανίζεται στη διακίνηση είναι το στιγμιότυπο που αποθηκεύτηκε κατά την προσθήκη του παραστατικού. Μεταγενέστερη αλλαγή στην παραγγελία δεν αλλάζει το εκδομένο παραστατικό.
• Εάν η λειτουργία εμφανίζεται ως «Μόνο ανάγνωση», μπορείτε να βλέπετε την κατάσταση, αλλά όχι να αποστέλλετε νέες δηλώσεις.

Σημείωση συμμόρφωσης
Ο οδηγός περιγράφει τη λειτουργία που έχει υλοποιηθεί στο ERP με βάση τις τεχνικές προδιαγραφές της Ψηφιακής Διακίνησης της ΑΑΔΕ. Η επιχείρηση και ο λογιστής της παραμένουν υπεύθυνοι για την επιλογή του σωστού παραστατικού, του σκοπού διακίνησης, του πραγματικού ρόλου κάθε εμπλεκόμενου και του χρόνου καταχώρισης των γεγονότων. Για ειδικές περιπτώσεις, όπως συγκεντρωτικές ή αντίστροφες διακινήσεις, ποσοτικές αποκλίσεις και διορθωτικά παραστατικά, θα πρέπει να ακολουθούνται οι εκάστοτε ισχύουσες οδηγίες της ΑΑΔΕ.